אפס מטופלים אבודים
כל מטופל שמסיים ניקוי או בדיקה תקופתית נכנס אוטומטית לרשימת ההחזרה. המערכת מזכירה לדלפק הקבלה בדיוק את המטופלים שצריך לפנות אליהם היום, מחר ובשבוע הקרוב, עם תיעוד מלא של כל ניסיון יצירת קשר.
הבעיה: שליש מהמטופלים נעלמים
במחקרים על מרפאות שיניים, בין 25% ל-35% מהמטופלים שמסיימים ניקוי תקופתי לא חוזרים בזמן לניקוי הבא. לא כי הם עברו למרפאה אחרת, פשוט כי אף אחד לא התקשר אליהם. כשהמטופל נזכר, זה כבר שנה מאוחר מדי, עם היגיינת פה גרועה יותר וצורך בטיפולים יקרים יותר.
הפתרון: מערכת זימונים חוזרים אוטומטית
ZeDent מזהה סוגי טיפולים "מחייבי זימון חוזר" (ניקוי תקופתי, בדיקה תקופתית, מעקב פריודונטלי) שאתם מגדירים פעם אחת בהגדרות. ברגע שמטופל מסיים טיפול כזה, המערכת יוצרת אוטומטית שורת זימון חוזר עם מועד יעד של 6 או 12 חודשים קדימה, בלי שתצטרכו לזכור או לרשום שום דבר.
רשימת ההחזרה, מה הדלפק רואה כל בוקר
בתפריט הצד, בין "מטופלים" ל"דוחות", יש מודול חדש בשם "זימונים חוזרים". הוא מציג את כל המטופלים שדורשים יצירת קשר, ממוינים לפי דחיפות:
- באיחור (אדום), מטופלים שמועד היעד שלהם כבר חלף
- מגיע (צהוב), מטופלים שמועד היעד שלהם ב-7 הימים הקרובים (חלון הפנייה, ניתן להתאמה)
- נדחה (כחול), מטופלים שכבר יצרנו איתם קשר וביקשו שנחזור אליהם מאוחר יותר
- זומן (ירוק), מטופלים שכבר קבעו את התור הבא
- עתידי (אפור), מטופלים שמועד היעד שלהם טרם הגיע
פעולות מהירות בקליק אחד
- זימון, פתיחת יומן התורים כשפרטי המטופל כבר מוזנים, לבחירת שעה פנויה
- דחייה, המטופל ביקש שנחזור אליו מאוחר יותר? דחו את מועד היעד עם הערה על הסיבה; ההערה נשמרת בתיק
- איפוס, המטופל עבר למרפאה אחרת? אפסו את הזימון, ההיסטוריה תישמר ביומן הביקורת
- ביטול, המטופל עבר דירה או אינו מעוניין בפניות? השביתו את הזימון החוזר עם ציון סיבה (חובה)
- היסטוריה, צפייה בכל ההיסטוריה של פניות קודמות, דחיות, סיבות ותאריכים
תיעוד מלא, הכל במקום אחד
כל פעולה על זימון חוזר נרשמת ביומן ביקורת שאינו ניתן לעריכה: מי יצר קשר, מתי, מה נאמר ומה ההחלטה. בעל המרפאה יכול לראות בכל רגע כמה מטופלים נדחו, כמה סירבו, וכמה בפועל חזרו לטיפול , והאם יש פקידה בעלת ביצועים טובים יותר מהאחרות.
התאמות לכל מרפאה
- תדירות ברירת מחדל, הגדירו 3, 6 או 12 חודשים (או מספר ימים מותאם אישית) כתדירות ברירת המחדל למרפאה
- חלון פנייה, כמה ימים לפני מועד היעד המטופל נכנס לרשימת ההחזרה, ברירת מחדל 7 ימים
- סוגי טיפולים מחייבים, בחרו אילו סוגי תורים מפעילים את הזימון החוזר (ניקוי, בדיקה תקופתית וכו׳)
- תדירות אישית למטופל, מטופל בסיכון פריודונטלי יכול להיות מוגדר ל-3 חודשים במקום 6; המערכת פועלת לפי ההגדרה האישית